Bestyrelsen
Bestyrelsen vælges af ejerforeningens medlemmer på den ordinære generalforsamling ved simpelt flertal efter fordelingstal. Bestyrelsen består som oftest af fire medlemmer foruden formanden.
Bestyrelsen skal sørge for god og forsvarlig varetagelse af ejendommens fælles anliggender, herunder betaling af fællesudgifter, tegning af nødvendige og sædvanlige forsikringer, renholde fællesarealer (trapper og udenomsarealer), udføre forebyggende, afhjælpende og oprettende vedligeholdelse i det omfang, således at ejendommen og fælles arealer fremstår veldrevne og præsentable, for derved at bevare ejerlejlighedernes værdi, under iagttagelse af lovgivningen, ejerforeningens vedtægter (formål). Endvidere skal bestyrelsen gennemføre generalforsamlingens beslutninger. Bestyrelsen skal sikre den langsigtede vedligeholdelse af fælles anliggender og finansieringen heraf, så der for ejerlejlighedsejerne skabes stabile økonomiske forhold.
Tilsidesættelse af bestyrelsens pligter kan være ansvarspådragende.
Bestyrelsen har ikke nogen eksklusiv beslutningskompetence, hvorfor ethvert medlem kan indbringe en af bestyrelsen truffen beslutning for generalforsamlingen. Det modsatte skal ikke ske, da generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Bestyrelsen har i forhold til ejerforeningen en form for stillingsfuldmagt.
Et bestyrelsesmedlem, flere bestyrelsesmedlemmer og hele bestyrelsen kan afsættes af en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling med simpelt flertal, uanset om de er på valg. På samme måde kan et bestyrelsesmedlem, flere bestyrelsesmedlemmer og hele bestyrelsen nedlægge sit hverv.
Er der ingen bestemmelserne i vedtægterne om, at bestyrelsen kun kan træffe beslutninger, når et vist antal bestyrelsesmedlemmer er tilstede (quorum; det antal medlemmer, der skal være til stede, for at beslutning gyldigt kan træffes), bør dette fastsættes i bestyrelsens forretningsorden.
Beslutninger kan af bestyrelsen træffes med simpelt flertal og hvert bestyrelsesmedlem har én stemme. Står stemmerne lige, er formandens stemme udslagsgivende, så foreningen undgår en deadlock.
Inhabilitet - manglende handleevne
Dansk ret opererer med to former for inhabilitet, almindelig og speciel inhabilitet. Princippet om almindelig inhabilitet bygger på en uskreven retsgrundsætning om, at en person ikke kan bestride et bestemt hverv, hvor vedkommende for en stor del af de afgørelser, der skal træffes, hyppigt vil være forhindret i at træffe afgørelser, som følge af reglerne om speciel inhabilitet. Almindelig inhabilitet vedrører således inhabilitet i forhold til bestemte hverv, hvor speciel inhabilitet vedrører inhabilitet i forhold til bestemte sager.
Det antages i den juridiske litteratur, at der gælder strengere regler om inhabilitet for bestyrelsesmedlemmer end for ejerlejlighedsejere. Et bestyrelsesmedlem kan ikke deltage i et bestyrelsesmøde, hvor en sag om vedkommende skal drøftes, men vedkommende bør indgive en skriftlig redegørelse til bestyrelsen, der herefter kan behandle sagen.
Formanden
Formanden er på valg hvert andet år og kan genvælges. I tilfælde af formandens afgang midt i en bestyrelsesperiode, kan bestyrelsen konstituere sig med en ny formand indtil næste generalforsamling, medmindre vedtægterne bestemmer andet.
Bestyrelsesmedlemmer
Halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne afgår hvert år, for at sikre kontinuitet i bestyrelsen, og kan genvælges.
Suppleanter
Hovedreglen er, at suppleanter først træder til ved varigt eller længerevarende forfald (mindst 12 uger), hvorved forstås fra det tidspunkt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen eller meddeler bestyrelsen forfald for en længerevarende periode. Suppleanten opnår først stemmeret, når suppleanten varigt er bestyrelsesmedlem eller indtrådt for en længerevarende periode på mindst 12 uger. Indtil suppleanten er bestyrelsesmedlem har suppleanten ingen indflydelse i bestyrelsen, hverken tale- eller stemmeret, men kun ret til iagttage og kan deltage passivt i bestyrelsesmøder for at få erfaring med og indblik i bestyrelsesarbejdet for hurtigere, at komme ind i bestyrelsens arbejde ved et bestyrelsesmedlems forfald midt i en valgperiode.
Suppleanter afgår hvert år, og kan genvælges. Suppleanter er ikke suppleanter for bestemte bestyrelsesmedlemmer, men for dem alle, herunder også for formanden og tilkaldes ikke ved et bestyrelsesmedlems fravær fra ét eller få bestyrelsesmøder, men kun ved et bestyrelsesmedlems afgang eller længerevarende fravær på mindst 12 uger, jf. normalvedtægtens § 8, stk. 3. Der gælder ved korterevarende fravær næppe nogen udfyldende regel om, at suppleanter umiddelbart indtræder i bestyrelsesfunktionen, for så vidt suppleanten næppe indtræder blot ved et bestyrelsesmedlems forfald til et enkelt møde.
Suppleanter kan ikke deltage i bestyrelsesarbejdet, førend de bliver indkaldt til at afløse et bestyrelsesmedlem, der har meddelt varigt/længerevarende forfald eller nedlagt sit bestyrelsesmandat.
Det er udelukkende generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, der har beslutningskompetence. Suppleanter er ikke bestyrelsesmedlemmer og har selvsagt ingen beslutningskompetence. Suppleanter kan ikke være medlemmer af et af bestyrelsen nedsat udvalg, der har beslutningskompetence, da de ikke er bestyrelsesmedlemmer.
Valgbarhed
Valgbare som formand, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er normalt ejerforeningens medlemmer, disses ægtefæller og nærtstående slægtninge.
Dersom ejerforeningens individuelle vedtægt fastsætter, hvem der kan vælges, er det denne bestemmelse, der er gældende for ejerforeningen. Er der intet om valgbarhed i ejerforeningens individuelle vedtægt, er det normalvedtægtens § 8, 3. sætning, der gælder:
"Valgbare som formand, medlemmer af bestyrelsen og som suppleanter er kun ejerforeningens medlemmer, disses ægtefæller/samlevere og myndige husstandsmedlemmer."
Normalt vil vedtægterne indeholde en bestemmelse som fx:
Valgbare som formand, medlemmer af bestyrelsen og suppleanter er primært ejerforeningens medlemmer, disses ægtefæller/samlevere og nærtstående slægtninge, men andre kan komme på valg.
Med sidstnævnte sætning tænkes på en professionel bestyrelsesformand.
Et samboende par, der ikke er gift, vil normalt blive behandlet på samme måde som var de gift. Såfremt ejerlejlighedsejeren er en juridisk person, fx et selskab, anfører højesteretsdommer Peter Blok i Ejerlejligheder, 3. udg., side 425, at ”En person, der er medlem af de ledende organer for en juridisk person, der ejer en eller flere ejerlejligheder i ejendommen, må derfor anses for valgbar til ejerforeningens bestyrelse.” Med ledende organer menes bestyrelse og direktion.
Bestyrelsesmødereferater
Bestyrelsesmødereferater bør udarbejdes så konkret som muligt, så det er nemt, at finde historiske informationer og relevant dokumentation om trufne beslutninger.
Bestyrelsesmødereferater skal hverken lægges på foreningens hjemmeside eller Facebook væg. I stedet kan bestyrelsen udarbejde et kort resumé af de forhold og beslutninger, der er relevante for medlemmerne. Bestyrelsen bør også have for øje, at undgå at lægge personfølsomme oplysninger ud, da dette kan indebære en overtrædelse af straffelovens § 263 a stk. 3 nr. 2 og § 264 d, samt EU-Persondataforordningen.
Østre Landsret har klart fastslået, at foreningsmedlemmer ikke har krav på at få udleveret bestyrelsesmødereferater. Følgelig er der ingen grund til, at bestyrelsesreferenten censurerer referatet for fx personfølsomme oplysninger, når blot EU-Persondataforordningen iagttages.