Ved udførelsen af større oprettende vedligeholdelsessager bistår ejendomsadministratorerne ofte ejerforeningerne med en byggesagsadministrationsydelse. Der er ofte tale om lukrative aftaler for ejendomsadministratorerne og de bør forhandles på plads af ejerforeningernes bestyrelse og evt. deres rådgiver. Ejerforeningerne skal ikke bare acceptere det tilbud, der kommer fra ejendomsadministratorerne.
Ejendomsadministrator må ikke udnyttet sit tillidsforhold til foreningen
I de sager, hvor der ikke er indhentet alternative tilbud på byggesagsadministration til det af ejendomsadministrators afgivne tilbud, skal opmærksomheden særligt skærpes, idet få ejendomsadministratorer varetager ejerforeningens interesser, som de skal. Der kan ofte være tale om, at ejendomsadministrator udnytter tillidsforholdet mellem parterne og sker dette, er der basis for en nedsættelse af honoraret, også selvom der allerede er indgået en byggesagsadministrationsaftale.
Ejendomsadministratorer skal udelukkende handle i den enkelte ejerforenings interesse, jf.:
Ejendomsforeningen Danmark Etiske normer for ejendomsadministration § 17: ”Ejendomsadministrator skal udelukkende handle i den enkelte kundes interesse. Ejendomsadministrator må aldrig i sin rådgivning af en kunde lade sig påvirke af egne eller tredjemands interesser, ud over ejendomsadministrators almindelige erhvervsmæssige interesse i kontraktforholdet, herunder betaling.”
og må ikke misbruge sit eventuelle tillidsforhold til ejerforening.
Endvidere påhviler det ejendomsadministrator at vurdere, hvor meget forklaring og information ejerforeningens bestyrelse har behov for, for at kunne forstå de forhold som administrators rådgivning vedrører og de eventuelle usikkerheder, der kan være forbundet med den. Retsordenen tilsiger, at ejendomsadministrator skal tage højde for, at alle er forskelligt udrustet og skal tage højde for dette, når administrator rådgiver ejerforeningens bestyrelse. Der kan være forskel på de krav, domstolene opstiller til en ejendomsadministrators adfærd, alt afhængig af om der er tale om en ressource stærk eller svag bestyrelse. Undlader ejendomsadministrator dette, handler administrator i strid med sine pligter og således potentielt ansvarspådragende.
Byggesagsadministrationshonorar
Ejendomsadministratorer tager mellem 1 og 5 % af entreprisesummen for at forestå byggesagsadministrationen i en entreprisesag, enkelte tager sig betalt på basis af medgået tid. I langt de fleste tilfælde, bør honoraret ligge i niveauet 1,5-2,0 %.
E/F Rådgivning har erfaring med forhandling af nye byggesagsadministrationsaftaler og nedsættelse af byggesagsadministrators honorar i eksisterende byggesagsaftaleforhold.
E/F Rådgivning har udarbejdet en omfattende byggesagsadministrationsaftale, der sikrer ejerforeningen på alle relevante områder. E/F Rådgivning kan endvidere lede forhandlingen med byggesagsadministrator, så ejerforeningen er sikker på at få aftalen til den rette pris. Besparelsen vil ofte være på flere hundrede tusinde kroner.