Det er tid for afholdelse af ordinære generalforsamlinger i ejerforeninger i forårs- og sommermånederne.
Normalvedtægten fra 2004 og mange individuelle vedtægter bestemmer, at den ordinære generalforsamling i ejerforeningen skal afholdes inden udgangen af maj.
Lukningen af Danmark den 12. marts 2020 var så omfattende, at det er utvivlsomt, at der forelå og inden for visse områder stadig foreligger force majeure (latin: ”vis major” og fransk: ”større kraft”, en fra romerretten hidrørende betegnelse for ude fra kommende omstændigheder, som det på forhånd er klart, at personer ikke kan afværge, fx naturkatastrofer og lignende ekstraordinære, uforudsigelige og uafværgelige begivenheder).
I den foreliggende situation må det frarådes at løbe risici. Bestyrelsen i en ejerforening er utvivlsomt berettiget til at udskyde afholdelsen af den ordinære generalforsamling, uanset hvad vedtægterne måtte bestemme herom, jf. force majeure doktrinen. Uanset formelle fejl kan gyldige generalforsamlinger efter omstændighederne afholdes på andre tidspunkter end vedtægterne foreskriver, jf. Tidsskrift for Bolig- og Byggeret, TBB 1999.220 Ø:
Ordinær generalforsamling i en ejerforening blev afholdt i marts, trods ejerforeningens vedtægt tilsagde afholdelse i april. Uanset denne formelle fejl var en beslutning, truffet på generalforsamlingen, gyldig. Landsrettens begrundelse byggede på, at afholdelsen i marts ikke havde haft betydning for afstemningsresultatet, hvoraf kan udledes, at havde det været for at undgå en eller flere ejeres deltagelse i den ordinære generalforsamling, ville resultatet ikke have været det samme.
Det er den på generalforsamlingen valgte dirigent, der suverænt afgør, hvorvidt generalforsamlingen er gyldig. Er generalforsamlingen ikke enig i dirigentens afgørelse, kan der fremsættes et mistillidsvotum mod dirigenten og en ny vælges. Intet er til hinder for, at en ejerforening i en force majeure situation kan afholde en lovlig generalforsamling i fx juni eller august, eller snarest muligt efter at force majeure situationen er ophørt, uanset hvad vedtægterne måtte bestemme herom. Det vil være i strid med vedtægterne, og potentielt ansvarspådragende for bestyrelsen, at undlade at afholde en ordinær generalforsamling i ét år, selvsagt under forudsætning af, at det er muligt. Bestyrelsen har ikke kompetence til at dispensere fra vedtægterne. I en force majeure situation foreligger der ansvarsfrihed for bestyrelsen, selvom bestyrelsen ikke overholder ejerforeningens vedtægter om, at afholde ordinær generalforsamling inden udgangen af fx maj.
Hvis der fx i vedtægterne står, at forslag til behandling på den ordinære generalforsamling skal være foreningens administrator eller bestyrelse i hænde senest den 15. marts, kan hverken bestyrelsen eller dirigenten dispensere herfra, selvom det først er muligt at afholde generalforsamlingen senere end normalt og som foreskrevet i vedtægterne.
Det tilrådes, at undgå at afholde generalforsamlinger fra medio/ultimo juni til primo/medio august på grund af afholdelsen af ferie.
Efter det tidspunkt, hvor den ordinære generalforsamling skulle være afholdt, og frem til den udskudte afholdelse af den ordinære generalforsamling, bør bestyrelsen udvise forsigtighed og ikke igangsætte arbejder og/eller projekter, der ikke i forvejen er godkendt af ejerforeningens generalforsamling, det vil sige normal drift af ejerforeningen som var det et forretningsministerium.
Uopsættelige generalforsamlingsbeslutninger, fx vedtagelsen af et vedligeholdelses- og afhjælpningsprojekt, der skal forhindre betydelig forringelse og/eller nedstyrtning af fællesejendom, kan træffes ved hjælp af fuldmagter. Dersom ejerforeningen har fuldmagtsbegrænsninger bør bestyrelsen i denne situation bortse fra den vedtægtsbestemte fuldmagtsrestriktion.
Flertalsbeslutninger uden generalforsamling - skriftlig afstemning
Der kan ikke uden hjemmel i ejerforeningens individuelle vedtægt træffes flertalsbeslutninger uden afholdelse af generalforsamling.
Ifølge normalvedtægten fra 2004 § 2, stk. 3 gælder følgende:
”Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved stemmeflerhed efter fordelingstal.”
og ifølge den nye normalvedtægt, der træder i kraft pr. 1. januar 2021 gælder følgende:
”Generalforsamlingen træffer beslutninger med simpelt flertal efter fordelingstal, medmindre andet følger af ejerlejlighedsloven eller denne normalvedtægts §§ 4-6”.
Ifølge normalvedtægten træffes beslutninger i ejerforeninger på generalforsamlinger, hvilket vil sige et fysisk møde mellem ejerforeningens medlemmer. Henset til udviklingen af de elektroniske mødeplatforme og udbredelsen af Covid-19 virussen vil man formentlig i dag kunne afholde en elektronisk generalforsamling forudsat at samtlige har mulighed for at logge på.
Ovennævnte regel hindrer dog ikke, at en beslutning kan træffes med skriftlig afstemning fra samtlige ejerlejlighedsejere, for så vidt der her er tale om en almindelig aftale.
Opdatering
Den 17. marts 2020 trådte et forbud mod forsamlinger med mere end 100 deltagere i kraft og det blev anbefalet, at holde behørig afstand mellem mødedeltagerne, hvor kun hver anden stol må tages i anvendelse.
Den 18. marts 2020 blev forbuddet strammet, idet det nu var forbudt for mere end 10 personer at samles, jf. ”Det er forbudt at afholde og deltage i indendørs og udendørs arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor der er flere end 10 personer til stede”. En overtrædelse af forbuddet koster 2.500 kr. pr. deltager.
Den 8. maj 2020 blev forsamlingsforbuddet på mere end 10 personer forlænget frem til den 8. juni 2020.
Etape 1
Fra 8. juni 2020 til 8. juli 2020 omfatter forsamlingsforbuddet 50 personer.
Etape 2 - Vigtig opdatering
Fra 8. juli 2020 og frem til 31. oktober 2020 omfatter forsamlingsforbuddet 100 personer, indtil 5. oktober 200 er forsamlingsforbuddet dog begrænset til 50 personer. Aftaleparterne vil ved udgangen af september 2020 vurdere, om der er grundlag for at lempe forbuddet tidligere.
Forsamlingsforbuddet begrænses/opretholdes på grund af den aktuelle stigning i smittetrykket og vil være gældende indtil sundhedsmyndighederne ser, at smittetrykket er faldet til et acceptabelt niveau. Det anbefales derfor, at udsætte generalforsamlinger i ejerforeninger med mere end 50 medlemmer, der er planlagt til afholdelse i september og oktober 2020, til november og december 2020. For større foreninger med over 100 medlemmer bør en udskydelse til foråret 2021 overvejes.
Generalforsamlinger i ejerforeninger er som udgangspunkt omfattet af forbuddet mod at afholde eller deltage i arrangementer, hvor flere end 50 personer er til stede på samme sted samtidig. Hvis deltagerne i det væsentlige sidder ned, må der dog være op til 500 personer til stede samtidig ved arrangementet under forudsætning af at alle krav opfyldes. Til ordinære generalforsamlinger, hvor der ofte er flere skriftlige afstemninger, og hvor deltagerne derfor rejser sig i afstemnings- og optællingspauserne, vil det være vanskeligt, at opfylde myndighedernes krav med hensyn til at deltagerne i det væsentlige sidder ned og derfor bør store generalforsamlinger udskydes indtil myndighederne kommer med nye anbefalinger/krav. Hovedreglen er fortsat: Er du i tvivl, så udskyd generalforsamlingen.
Vigtig opdatering den 26. september 2020 kl. 12:00: Forsamlingsforbuddet på 50 omfatter nu også forsamlinger, hvor deltagerne i det væsentlige sidder ned, hvor forbuddet før var på 500 deltagere.
Den 7. oktober 2020 blev det maksimale forsamlingsforbud på 50 personer forlænget til 31. oktober 2020.
Opdatering den 23. oktober 2020: Fra mandag den 26. oktober 2020 og foreløbig frem til den 2. januar 2021 er det maksimale forsamlingsforbud på 10 personer.
Opdatering den 7. december 2020: Fra mandag den 7. december 2020 og foreløbig frem til den 28. februar 2021 er det maksimale forsamlingsforbud på 10 personer.
Opdatering den 5. januar 2021: Fra onsdag den 6. januar 2021 til og med søndag den 17. januar 2021 er det maksimale forsamlingsforbud på 5 personer.
Opdatering den 13. januar 2021: Opdateringen fra den 5. januar 2020 forlænges til og med den 7. februar 2021.
Opdatering den 28. januar 2021: Opdateringen fra den 5. januar 2020 forlænges til og med den 28. februar 2021.
Etape 3
Fra den 8. august 2020 og frem til den 31. oktober 2020 omfatter forsamlingsforbuddet maksimalt 500 personer for arrangører omfattet af sektorpartnerberedsskabsretningslinjerne. Desuden undtages alle arrangementer mv., hvor deltagerne i det væsentligste sidder ned, hvis arrangøren er omfattet af sektorpartnerberedsskabsretningslinjer. Det kan fx være en fødselsdag afholdt i en restaurant eller lignende eller en generalforsamling afholdt i et konferencecenter.
For øvrige arrangementer omfatter forsamlingsforbuddet fortsat 100 personer.
Ejerforeningers generalforsamlinger er selvsagt omfattet af forsamlingsforbuddet. Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med normalt mindst fire ugers varsel. Afholdelsen af generalforsamlinger skal ske under iagttagelse af Sundhedsstyrelsens krav og anbefalinger, herunder:
1) der må maksimalt tillades adgang for 1 person pr. 4 m2 gulvareal,
2) lokalerne skal så vidt muligt indrettes på en sådan måde, at smittefare minimeres, herunder ved at gøre det muligt for medlemmerne at holde afstand (1 meter) til hinanden,
3) der skal i eller ved lokalerne opsættes informationsmateriale om, at medlemmer, der har symptomer på Covid-19, bør isolere sig i lejligheden, og om god hygiejne og hensigtsmæssig adfærd i det lokalet,
4) det skal sikres, at alle personer, der er tilknyttet lokalerne, overholder Sundhedsstyrelsens anbefalinger om god hygiejne og hensigtsmæssig adfærd, og
5) der skal så vidt muligt være vand og sæbe eller håndsprit tilgængeligt for medlemmerne.
