Ejerlejlighedsrettens legalitetsprincip udspringer af retsteorier anvendt inden for flere offentligretligt prægede retsområder, bl.a. forvaltnings- og skatteretten, og indholdet kan fastlægges generelt, idet begrebet er mange facetteret. Princippet inddeles i to led:
1. den formelle lovs princip - princippet om lovmæssig forvaltning og
2. kravet om lovhjemmel - lex superior.
Den formelle lovs princip indebærer, at lovene i den retlige trinfølge går forud for administrative afgørelser (forvaltningsafgørelser og anordninger), det vil sige, at ejerlejlighedslovens har forrang for ejerforeningens vedtægter. I relation til ejerforeninger betyder den formelle lovs princip, at bestyrelsen er bundet til, at overholde gældende ret under udøvelsen af deres bestyrelsesvirksomhed, og følgelig ikke kan træffe afgørelser, der er uforenelige med gældende ret. Kravet om hjemmel, fx i ejerlejlighedsloven eller vedtægterne, indebærer, at bestyrelsen ikke kan træffe afgørelser uden den fornødne bemyndigelse fra legalitetsprincippet. Det betyder, at bestyrelsen må kunne legitimere sig gennem en henvisning til en formel bestemmelse i gældende ret, vedtægter, husorden, generalforsamlingsbeslutninger og lign. Bestyrelsen kan ikke træffe bindende beslutninger, der går uden for deres kompetencefelt. En del retlige grundprincipper udspringer fra legalitetsprincippet, fx retssikkerheds-, ligheds-, neutralitets- og retfærdighedsprincippet, jf. neden for.
Retssikkerhedsprincippet
Det er centralt i forudberegnelighedskravet, at ejerlejlighedsejerne på forhånd skal kunne bedømme en given dispositions betydning med rimelig sikkerhed. Kravet har betydning i forbindelse med valg mellem forskellige løsninger.
Objektivitet - lighedsprincippet
Lighedsprincippet medfører, at lige forhold skal behandles lige og bedømmes ens. Lighedsprincippet hænger sammen med neutralitetsprincippet, idet en del af ligebehandlingsprincippet går på, at ejerlejlighedsejerne skal behandles ens.
Neutralitetsprincippet
Bestyrelsens behandling af forskellige handlingsalternativer skal være neutral. Neutralitetsprincippet hænger sammen med lighedsprincippet. Ved at skabe lighed øges neutraliteten og neutralitetsprincippet kan forsvares med henvisning til retfærdighedsprincipper.
Ejerlejlighedsrettens legalitetsprincip omfatter bestemmelserne i:
- ejerlejlighedsloven,
- anden lovgivning af relevans; arbejdsmarkeds-, ligestillings-, miljø-, arbejdsmiljø-, plan-, bygge-, brand-, vej-, persondata-, skatte- og bogføringslovgivningen og gældende EU-retlige forskrifter - og alle vilkår og betingelser fastsat af myndighederne i henhold til sådanne love m.v.,
- præceptive (ufravigelige) foreningsretlige regler,
- øvrige retskilder som fx retssædvaner, kutymer, god skik mv.
- ejerforeningens vedtægter,
- ejerforeningens generalforsamlingsreferater og
- ejerforeningens bestyrelsesmødereferater.
Legalitetsprincippet omfatter de retskilder, som en ejerforenings generalforsamling og bestyrelse skal agere ud fra og er i sin kerne et spørgsmål om de relevante og nødvendige retskilder, for at træffe de korrekte afgørelser. Generalforsamlingen og bestyrelsen skal i princippet kunne henvise til hjemmel ved de trufne afgørelser. Heraf følger, at en ejerforening ikke kan afholde omkostninger til sociale, sportslige, politiske, religiøse eller lignende arrangementer, men alene afholde omkostninger, der har med ejendommenes og ejerforeningens drift at gøre. Hvis en ejerforening vil holde en sommerfest for ejerne og afholde omkostningerne hertil helt eller delvist, vil dette kun lovligt kunne lade sig gøre, hvis spørgsmålet har været forelagt for generalforsamlingen og det gælder uanset hvilket beløb, der er tale om, fordi en sådan aktivitet ikke har hjemmel i legalitetsprincippet.
Legalitetsprincippet indebærer, at bestyrelsen henter sin legitimation ved at handle i overensstemmelse med de af den lovgivende magt vedtagne love og de af generalforsamlingen vedtagne og tinglyste vedtægter og beslutninger truffet på generalforsamlinger.
I dansk foreningsret har der udviklet en række præceptive regler, der har forrang for ejerforeningens vedtægter og generalforsamlingens beslutninger. Disse regler omfatter:
Retskrav på medlemskab
I en ejerforening er der et retskrav på medlemskab for så vidt man er tvunget medlem, når man ejer en lejlighed i ejerforeningen. Det siges i lovens forarbejder, at "de enkelte ejere er uden videre deltagere i et fællesskab med dertil knyttede rettigheder og forpligtelser, dette tvungne fællesskab benævnes i stk. 2, som en ejerforening". Følgelig kan et medlem så længe vedkommende er ejer af en lejlighed ikke melde sig ud, udelukkes eller ekskluderes.
Saglig grund og lighed
Foreningsbeslutninger med relation til medlemmet skal have saglig grund og træffes ud fra generelle retningslinjer. De må ikke hvile på vilkårlighed eller træffes ud fra hensyn, der er foreningens formål uvedkommende. Herunder må foreningsbeslutninger, der indebærer forskelsbehandling af enkeltmedlemmer, være rimeligt begrundet i hensynet til medlemskredsen som helhed og have sammenhæng med opfyldelsen af foreningens formål, og de må ikke medføre afgørende særulemper for enkelte medlemmer, lige så lidt som de må udspringe af et ønske om at negativbehandle nogle af foreningens medlemmer. Heraf udfælder der sig en lighedsgrundsætning, det vil sige en forudsætning om, at medlemmerne i deres indbyrdes forhold skal behandles lige.
U 1985/439 VL:
Ejerforeningen i en ejendom, som da bestod af 6 ejerlejligheder, vedtog i 1981 en husorden. I denne blev det fastslået, at parkering i gården kun var tilladt "for ejernes personlige biler, motorcykler, knallerter og cykler". Ud af de seks lejligheder blev fire anvendt af ejerne til beboelse, medens øvrige to tilhørte samme ejer og var erhvervslejligheder. Den ene af disse sidste lejligheder havde siden 1980 været udlejet til en lejer, der efter lejeaftalen havde ret til at benytte de til erhvervslejlighederne hørende to parkeringspladser gården. De to erhvervslejligheder ændredes imidlertid, så at der kom tre erhvervslejligheder ud af dem, og to af disse i solgtes nu til en person, som fortsatte lejemålet med en lejer. Spørgsmålet var nu, hvorledes det forholdt sig med parkeringsretten i gården.
Det blev lagt til grund, at der for hver af ejerlejlighederne var ret til en parkeringsplads i gården. Da ejerforeningen ikke havde givet nogen saglig begrundelse for den ovenfor omtalte bestemmelse i husordenen, som afskar en lejer af en ejerlejlighed fra at parkere i gården, og da bestemmelsen alene var vendt mod indehaverne af erhvervslejlighederne, fandtes bestemmelsen stridende mod den almindelige lighedsgrundsætning, der må følges ved fastsættelse af en husorden efter ejerlejlighedslovens § 5, stk. 1 (om at ejerforeningen kan fastsætte almindelige ordensforskrifter).
I forlængelse heraf vil der gælde en lighedsgrundsætning, det vil sige en forudsætning om, at medlemmerne i deres indbyrdes forhold skal behandles lige.
Endvidere udfælder der sig en regel om, at foreningen ikke på usaglig vis kan begrænse medlemmernes fri erhvervsudøvelse og ingen ret har til at blande sig i medlemmernes privatliv eller i det hele taget i forhold, som med rimelighed bør unddrages andres bestemmelsesret.
Belastende beslutninger
Foreningsbeslutninger, der virker belastende for et medlem, kan kun træffes under overholdelse af en betryggende fremgangsmåde. Herunder gælder, at det medlem, der belastes, forinden skal have lejlighed til at argumentere for sin sag, jf. dansk retsplejes og det forvaltningsretlige kontradiktionsprincip, der tilsiger, at en part skal have adgang til at blive bekendt med og udtale sig om, hvad er er gjort gældende mod medlemmet, forinden beslutning herom træffes.
Tilbagevirkende kraft
Foreningsbeslutninger med tilbagevirkende kraft er ugyldige, ligesom beslutninger skal meddeles den, den retter sig på, for at blive bindende.
På flere punkter har der også udfældet sig en ramme for, hvad "god foreningsskik" tilsiger - om end denne ikke uden videre kan sættes igennem ad rettens vej. Ofte vil det dreje sig om forhold, der slet ikke egner sig for en juridisk regulering. Fx anses det ofte for god skik, at ansat personale optræder neutralt og derfor behandles neutralt, når der i foreningsledelsen er uoverensstemmende synspunkter. Ligeledes at fx et udvalg sammensættes med repræsentanter for både flertallet og mindretallet, selv om flertallet muligvis havde mulighed for at besætte alle poster. Endvidere at bestyrelsesformanden optræder passende objektivt, når formandens stemme er udslagsgivende i en bestyrelse bestående af flere synspunkter, og at bestyrelsens møder fastsættes til tidspunkter, hvor både flertallet og mindretallet kan komme til stede.
Legitimation til at tegne ejerforeningen og indgå bindende aftaler på ejerforeningens vegne
Tegningsreglerne i en ejerforening fastsætter hvem, der i bestyrelsen, kan tegne ejerforeningen for så vidt angår de dispositioner, som falder inden for bestyrelsens kompetence.
Eksempel på en tegningsregel i en ejerforening:
”Ejerforeningen forpligtes ved underskrift af formanden for bestyrelsen sammen med to andre medlemmer af bestyrelsen.”
I en ejerforening, som opfylder betingelserne for at være en selvstændig juridisk person, må der nødvendigvis være personer, som kan tegne den juridiske person over for omverdenen, når foreningen skal indgå aftaler.
Den formelle ordning
Hvis andet ikke fremgår af ejerforeningens vedtægter eller generalforsamlingsbeslutninger, tegner den lovligt valgte foreningsledelse (bestyrelsen) foreningen i alle dagligdags anliggender, når bortses fra de anliggender, der naturligt falder ind under fx viceværtfunktionen med den deraf følgende stillingsfuldmagt. Tilsvarende kan generalforsamlingen delegere en del af beslutningskompetencen, der normalt tilkommer en bestyrelse til en professionel bestyrelsesformand, ved at engagere en sådan. Mere usædvanlige og/eller ekstraordinære forhold - som fx igangsættelse af større vedligeholdelsesarbejder - må derimod besluttes af ejerforeningens højeste myndighed, generalforsamlingen.
I praksis kan der være udtrykkelige regler i vedtægten, som siger konkret hvem i ledelsen, der har tegningsretten, og hvor langt den går. Fx kan det være bestemt, at foreningen tegnes af formanden og et andet bestyrelsesmedlem i forening.
En tegningsregel er en bestemmelse for hvem, der kan handle og forpligte på vegne af en ejerforening over for en tredjemand i god tro, det vil sige hvem der har tegningsret. I mange vedtægter er angivet, at formanden og to bestyrelsesmedlemmer i forening kan tegne foreningen.
Ejerforeningens vicevært, administrator, advokat, professionelle bestyrelsesformand og det enkelte bestyrelsesmedlem vil ofte have bemyndigelse til at varetage forskellige opgaver, således at hele bestyrelsen ikke skal ulejliges, hver gang der skal foretages en ekspedition eller handling, jf. reglerne om fuldmagt.
Ekspeditioner og handlinger, hvorved ejerforeningen forpligtes, skal have rod i en vedtagelse truffet af generalforsamlingen eller bestyrelsen eller udspringe af legalitetsprincippet. Hvis tredjemand forlanger det, skal fuldmagt kunne dokumenteres. Viceværten kan henvise til administrator, der kan bekræfte, at viceværten har lov til at bestille almindelige afhjælpende vedligeholdelsesarbejder, typisk inden for et beløb på kr. 10-15.000 inkl. moms. Administrator kan henvise til administrationsaftale og læren om stillingsfuldmagt, samt eventuelt til generalforsamlings- eller bestyrelsesreferat. Tilsvarende vil en professionel bestyrelsesformand kunne henvise til reglerne om stillingsfuldmagt og træffe en lang række beslutninger, der naturligt ligger inden for denne funktions arbejds- og ansvarsområde. Endelig kan det enkelte bestyrelsesmedlem henvise til forretningsorden eller bestyrelsesmødereferat.
Eksempel 1:
En entreprenør, der havde indgået aftale med ejerforeningens bestyrelsesformand om, at ejerforeningens tag skulle udskiftes fik ikke medhold i, at ejerforeningen skulle afholde omkostningen for udskiftningen af taget. Formanden havde ikke fuldmagt fra foreningen til at underskrive entrepriseaftale. Udskiftning af et tag er oprettende vedligeholdelse og skal vedtages af en generalforsamling, og entrepriseaftalen skal underskrives af bestyrelsen i henhold til ejerforeningens tegningsregler. Bestyrelsen kan bemyndige fx foreningens byggerådgiver til på vegne af ejerforeningen, at underskrive en entrepriseaftale.
Eksempel 2:
En vicevært bestilte en reparation af ejerforeningens tørretumbler. Tørretumbleren blev repareret, men bestyrelsen havde allerede indkøbt en ny tørretumbler. Viceværten har stillingsfuldmagt i forhold til reparatøren, og reparatøren kan derfor kræve, at ejerforeningen betaler. Ejerforeningen kan kræve, at viceværten betaler regningen, hvis viceværten har handlet uden for de med bestyrelsen aftalte grænser og i mangel af aftalte grænser da kutyme. Har bestyrelsen undladt, at orientere viceværten om, at man overvejede at udskiftede tørretumbleren næste gang den skulle repareres, vil viceværten maksimalt komme til at betale den del af regningen, der overstiger viceværtens dispositionsbeløb, men vil i det konkrete tilfælde næppe blive erstatningsansvarlig, hvis bestyrelsen ikke havde orienteret viceværten om bestyrelsens beslutning.
Hvis en bestyrelse skriver under på, at foreningen bestiller et guldbelagt tag, er ejerforeningen naturligvis ikke bundet af denne kollektive "hjerneblødning" i bestyrelsen. Tredjemand skal være i god tro, for at kunne stole på de underskrifter, der er givet, også selv om de har støtte i ejerforeningens vedtægter. Et guldbelagt tag er et ekstremt tilfælde på en aftale, hvor tredjemand ikke vil kunne påstå at være i god tro om, at bestyrelsesmedlemmerne bindende kan tegne ejerforeningen og her vil der skulle ske dokumentation i form af generalforsamlingsreferat.
Nyt tag, gavlisolering mm. er derimod eksempler på andre oprettende vedligeholdelsesarbejder, som en bestyrelse i kraft af tegningsreglerne vil kunne bestille med bindende virkning for ejerforeningen, når vedligeholdelsesarbejderne er godkendt på en generalforsamling. Tredjemand behøver i disse tilfælde ikke at se en generalforsamlingsbeslutning. Noget andet er, at bestyrelsen kan have handlet uden for sin bemyndigelse og så kommer den formentlig selv til at betale taget eller gavlisoleringen.
Uanset om der er en, to, tre eller flere godkendelser af en faktura eller underskrifter på en faktura, er det vigtigt at have sig for øje, at der ikke herved er nogen som helst sikkerhed for, at det er korrekt, at ejerforeningen skal betale. Dem, der godkender en faktura/skriver under på et bilag, har et ansvar for, at det er korrekt, at fakturaen skal betales af ejerforeningen. Ejendomsadministrator og ejerforeningens revisor kan have ansvar for at kontrollere, at der ikke er sket fejl eller decideret snyd.
Hvis tegningsregler siger, at fakturaer kan godkendes at formand og næstformand og de to personer er særdeles gode venner, vil de kunne dække over hinanden og dermed med større sandsynlighed kunne vildlede ejendomsadministrator til fejlagtigt at betale en faktura på noget, der ikke er omfattet af legalitetsprincippet.
Bestyrelsesmedlemmerne kan med fordel orienteres om fakturaer, der betales og som ikke er faste, det vil sige fx mindre reparationsomkostninger. Ud fra en almindelig driftsøkonomisk definition kan man sige, at bestyrelsen kun af ejendomsadministrator behøver, at blive orienteret om de variable driftsomkostninger, idet de kontante kapacitetsomkostninger, det vil sige faste omkostninger til fx ejendomsskat, forsyningsselskaber, viceværtløn, snerydning, giver sig selv, idet de fremgår af et af generalforsamlingen vedtaget budget. Denne orientering kan i dag gøres nemt via e-mail.
Ved ansættelse af en professionel bestyrelsesformand delegerer generalforsamlingen en del af den kompetence, som normalt tilkommer en bestyrelse til den professionelle bestyrelsesformand. Bestyrelsen har begrænset kompetence over en professionel bestyrelsesformand, idet denne er pligtig, at udføre de formanden påhvilende pligter og opgaver i henhold til de beslutninger som generalforsamlingen beslutter, og hvad der er kutyme, sædvane og praksis mv.
I særlige tilfælde, vil bestyrelsen kunne pådrage sig et ansvar, hvis den stiller sig hindrende for, at den professionelle bestyrelsesformand kan udføre sit hverv ud fra de forventninger, som ejerforeningens generalforsamling har til en professionel bestyrelsesformand.
Se også tegningsforhold og fuldmagt.