Ifølge normalvedtægtens § 16, stk. 1 og 2, om bestyrelsens pligter, anføres det, at bestyrelsen varetager den daglige ledelse af ejerforeningen og udfører generalforsamlingens beslutninger, samt at bestyrelsen skal sikre en forsvarlig varetagelse af ejerforeningens anliggender, herunder ved udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan for ejendommen, der fremlægges på den ordinære generalforsamling til godkendelse, jf. normalvedtægtens § 9, stk. 1, 4).
Normalvedtægten er fastsat af boligministeren i henhold til lov om ejerlejligheder § 5, stk. 1, og har i retskilde henseende samme rangorden som en bekendtgørelse, det vil sige at den skal følges medmindre den klart er fraveget i en lovligt vedtaget særvedtægt, da normalvedtægten er deklaratorisk, i modsætning til præceptive bestemmelser, der ikke kan fraviges.
”§ 9. Ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest 6 måneder efter udløbet af ejerforeningens regnskabsår. Dagsorden for denne skal omfatte mindst følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent.
2) Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år.
3) Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse.
4) Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse.
5) Forslag efter § 10.
6) Forelæggelse af budget til godkendelse.
7) Valg af formand for bestyrelsen i lige år.
8) Valg af andre medlemmer til bestyrelsen.
9) Valg af eventuelle suppleanter til bestyrelsen.
10) Valg af revisor.
11) Eventuelt.
Stk. 2. Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 4 ugers og højst 8 ugers varsel. Årsregnskab og budget gøres tilgængeligt sammen med indkaldelsen eller senest 1 uge før generalforsamlingen.
Stk. 3. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsordenen.
§ 16. Bestyrelsens pligter
Bestyrelsen varetager den daglige ledelse af ejerforeningen og udfører generalforsamlingens beslutninger.
Stk. 2. Bestyrelsen skal sikre en forsvarlig varetagelse af ejerforeningens anliggender, herunder:
1) Udarbejdelse af budget og regnskab over ejerforeningens udgifter og indtægter.
2) Overholdelse af god skik og orden i ejerforeningen.
3) Foretage kontrol med indbetaling af fællesudgifter.
4) Tegne sædvanlige forsikringer (herunder brandforsikring, kombineret grundejerforsikring og eventuelt bestyrelsesansvarsforsikring).
5) Renholdelse og snerydning af fælles arealer.
6) Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan.
7) Fornyelse og vedligeholdelse i det omfang, sådanne foranstaltninger efter ejendommens karakter må anses for påkrævede.”
Ejerforeningens ejendomme er ejerforeningens mest værdifulde økonomiske aktiv. Det er derfor ejerforeningens ansvar, og bestyrelsens ansvar og opgave i særdeleshed, at bevare ejendommens værdi ved til stadighed at sikre et acceptabelt og forsvarligt vedligeholdelsesniveau.
Den udvendige bygningsvedligeholdelse er vigtig at tage vare på, idet bygningernes almene sundhedstilstand er ganske afhængig af sikring af klimaskærmen, det vil sige tag, facade, vinduer og døre samt fundament og kælder, men også den indvendige vedligeholdelse er væsentlig.
Forebyggende, afhjælpende og oprettende vedligeholdelse samt forbedringer af bygninger, tekniske anlæg og installationer samt arealer/terræn opdeles i:
Forebyggende vedligeholdelse omfatter en planlagt indsats, som udføres inden ejendommens ydeevne reduceres til et brugsmæssigt utilfredsstillende niveau, eller for at forhindre følgeskader. Eksempler på forebyggende vedligeholdelse er overfladebehandling og vedligeholdende reparationer.
Afhjælpende vedligeholdelse er en ikke planlagt indsats, som udføres for at udbedre skader eller afhjælpe driftssvigt. Eksempel på afhjælpende vedligeholdelse er brud i rørføringen og lignende.
Oprettende vedligeholdelse er en planlagt indsats som medfører en væsentlig kvalitetsforbedring af ejendommen og ofte forårsaget af tidligere tiders forsømmelser af økonomisk og/eller indsatsmæssig karakter. Eksempler på oprettende vedligeholdelse er udskiftning af tag og vinduer.
Forbedringer er et ikke ubetydeligt løft af ejerlejlighedens værdi. Fx kan der være tale om at få lagt bad ind i lejligheder, få etableret altaner til lejlighederne, etableret taglejligheder og lignende.
Forebyggende vedligeholdelse er den økonomisk ideelle indsats, da der er tale om en rimelig forudsigelig opgave, der rationelt kan planlægges.
Omkostningerne til bygningsvedligeholdelse bør fordele sig på følgende måde:
Forebyggende vedligeholdelse: 60 %
Afhjælpende vedligeholdelse: 15 %
Oprettende vedligeholdelse: 25 %
Tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner
En tilstandsvurdering er en registrering af ejendommens bygningsdele, samt en beskrivelse og fotografering af nedenstående bygningsdele:
Udvendig vedligeholdelse:
Tagværk
Kviste
Facader og gavle
Sokler/kælderydervægge
Kældertrapper
Vinduer og døre
Porte og gennemgange
Udearealer og øvrige bygninger
Indvendig vedligeholdelse:
Kælder, gange og trapper
Etageadskillelser
Toilet, bad og køkken i fælleslokaler
Varmeanlæg og rørføring
Afløbsinstallationer og kloak
Ventilationsanlæg
Stærk- og svagstrømsinstallationer
Tilstandsvurderingen har til formål at beskrive ejendommens nuværende tilstand og belyse det fremtidige vedligeholdelsesbehov, der munder ud i en vedligeholdelsesplan, så ejendommen også i fremtiden kan fremstå i samme eller bedre stand. Vedligeholdelsesplanen vil typisk strække sig over de næste 10-20 år.
På basis af tilstandsvurderingen planlægges vedligeholdelsen af de enkelte vedligeholdelsesopgaver, ligesom omkostningerne til de enkelte vedligeholdelsessager estimeres. For at styrke troværdigheden af estimaterne, kan man i samarbejde med en rådgivende arkitekt-, bygningskonstruktør- eller ingeniørvirksomhed få udarbejdet et udbudsmateriale, der danner grundlag for en ensartet tilbudsgivning, ligesom det er en rimelig sikkerhed for, at der ikke burde komme ubehagelige økonomiske overraskelser undervejs i renoveringsarbejdet. Det kan umiddelbart forekomme dyrt at anvende bygherrerådgiver (normalt 6,5-12,5 % af håndværkerudgifterne), men en god rådgiver kan sikre en tryg og professionel vej igennem processen og spare ejerforeningen for mange penge. På basis af rådgiverestimater og/eller tilbudsindhentning har ejerforeningen et samlet billede af den opsparing/finansiering, der skal tilvejebringes til de tidspunkter, hvor den skal bruges ifølge tilstandsvurderingen.
Dersom ejerforeningens bestyrelse ikke får udarbejdet en grundig tilstandsvurdering og vedligeholdelsesplan løber ejerforeningens medlemmer en stor risiko for pludselig at stå med store ekstraordinære omkostninger, da disse måske ikke har være afdækket af bestyrelsen. Generelt frarådes det, at lade ikke-professionelle styre ejerforeningens vedligeholdelsesplan, da dette er forbundet med stor økonomisk risiko.
Fejl i tilstandsvurderinger
Der forekommer naturligvis fejl i tilstandsvurderinger, der er udarbejdet af professionelle, men så undgår bestyrelsen at blive klandret for fejlskøn. Det vil i nogle tilfælde ikke være muligt, at gøre et erstatningsansvar gældende mod en rådgivende firma, dersom der er fejl i den udarbejdede tilstandsvurdering, idet foreningen under alle omstændigheder alligevel skulle have afhjulpet fx en dårlig kloakledning og så har foreningen jo ikke haft noget tab. Der kan være tilfælde, hvor den af den rådgivende foreslåede prioritering har været forkert og her vil det ikke udelukkes at et ansvar kan placeres.
Ejerforeningens behov for at foretage forebyggende og oprettende vedligeholdelse består bl.a. af ejendommens tag, vinduer, facader, altaner og i et behov for at foretage hel eller delvis udskiftning af faldstammer, strømpeforing eller relining, udskiftning af brugsvandsrør mv. Herudover kan der være behov for istandsættelse af trappeopgange og fælleslokaler, herunder evt. indretning af fælleslokaler til festlokaler/mødefaciliteter, vaskeri el.lign.
I praksis det viser sig, at vedligeholdelse af ejendomme ofte sker i spring, når behovet bliver akut, eller hvis bestyrelsesformanden/bestyrelsen får en smart idé eller ser et specielt behov, som ikke nødvendigvis også er ejerforeningens behov, og ikke efter en forud fastlagt plan - en vedligeholdelsesplan. I visse tilfælde er vedligeholdelsen ikke optimal, hvilket kan skyldes:
- at ejerforeningen ikke har en tilstrækkelig opsparing, hvilket ses i rigtig mange ejerforeninger,
- at der måske er relativt hyppigt ejerskifte, så der ikke er den nødvendige stabilitet i ejerforeningen til at sikre opsparing og gennemførelse af nødvendig vedligeholdelse fordi ejerlejlighedsejerne ejer ejerlejlighederne i kort tid, eller
- at den enkelte ejerlejlighedsejer ikke føler, at vedkommende får noget for pengene eller i hvert fald ikke en forøgelse af lejlighedens værdi, når der ofres penge på oprettende vedligeholdelse,
- at foreningen har en del forældrekøbslejligheder og/eller restejerlejligheder og/eller developer/investor ejede ejerlejligheder, der har fokus på at holde omkostningerne på et minimum, og
- at bestyrelsesformanden/bestyrelsen egenrådig udvælger ejerforeningens vedligeholdelsesarbejder.
Ejendommens vedligeholdelsesbehov mindskes sjældent ved at udskyde problemerne, og spørgsmålet er derfor, hvorledes ejerforeningen kan løse behovet på en tilfredsstillende måde, uden at dette medfører, at der pålægges de nuværende ejere urimelige økonomiske byrder.
Bestyrelsens ansvar for vedligeholdelsen af ejendommen bør være et omdrejningspunkt for alt, hvad bestyrelsen foretager sig, for at sikre, at fællesudgifter og opsparing anvendes så forsvarligt og optimalt som muligt. Bestyrelsen bør bruge de økonomiske midler med rettidig omhu og hele tiden have fokus rettet på, at få mest muligt ud af fællesudgifterne og at minimere udgifter forbundet med dels den daglige drift, dels den løbende vedligeholdelse af ejendommene.
For at sikre ejerforeningen et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag og med henblik på dels at undgå store ubehagelige, økonomiske overraskelser og dels om muligt at udjævne omkostningerne over en årrække (5-10 år), bør ejerforeningen sørge for, at få registreret (fælles)ejendommens fysiske tilstand i en tilstandsvurdering/-rapport og få udarbejdet en plan over de nødvendige fremtidige oprettende vedligeholdelsesarbejder på ejendommen i en vedligeholdelsesplan.
Ejerforeningens bestyrelse bør derfor foranledige udarbejdelsen af en tilstandsvurdering og en vedligeholdelsesplan, og bestyrelsen bør sikre sig, at der er tilstrækkelige økonomiske midler til, at bestyrelsen kan afholde udgifterne til en sådan tilstandsvurdering og vedligeholdelsesplan for at sikre ejerlejlighedsejerne mod pludselige og store udgiftsstigninger.
En tilstandsvurdering/-rapport kan i sagens natur udarbejdes på mange måder. Det er klart, at man kan gennemgå visse bygningsdele med ejendommes faste håndværkere eller et entreprenørfirma for at høre deres syn på sagen eller få deres råd, men en egentlig tilstandsvurdering bør udarbejdes af en erfaren og uvildig arkitekt, bygningsingeniør eller bygningskonstruktør med fornøden ansvarsforsikring og ikke af den, der efterfølgende skal være ejerforeningens byggerådgiver for at sikre sig upartiskhed hos den rådgivende. Alt for ofte ser man, at byggerådgivere fremskynder vedligeholdelsesarbejder, der giver dem hurtige og store honorarer. Hvis der under den pågældendes gennemgang og registrering af ejendommens tilstand opstår mistanke om forhold, hvor der er behov for videregående ekspertise eller undersøgelsesforanstaltninger, kan det være nødvendigt herudover at indhente bistand fra specialfirmaer, herunder fx fra firmaer, der beskæftiger sig med og har det nødvendige udstyr til at foretage fx TV-inspektion af rørledninger, tilbundsgående undersøgelser vedrørende mulige råd- og svampeproblemer, varmeanlæg mv.
Tilstandsrapporten bør indeholde en registrering af den faktiske tilstand for de enkelte bygnings- og tilbehørsdele, og en registrering af om der er risiko for skade, eller om en konstateret defekt må antages at udvikle sig og medføre skade i større eller mindre omfang. I forbindelse hermed bør der foretages en foreløbig prioriteret oplistning af de arbejder, der må betegnes som værende uopsættelige, og som skal udføres nu eller indenfor en kortere frist, af de arbejder der må betegnes som værende nødvendige, men som kan indgå som led i den løbende vedligeholdelse, og af de arbejder der må betegnes som værende ønskelige, men ikke strengt nødvendige, og som kan være udtryk for en forbedring, alt kombineret med en kort beskrivelse af de foranstaltninger, der skal udføres og et overslag over de udgifter, der er forbundet hermed.
Vedligeholdelsesplanen bør ajourføres løbende og for ældre ejendomme mindst hvert 3.-5. år og i hvert fald når der opstår mistanke om, at tilstandsvurderingens konklusioner kan være forældede eller ændrede, samt når nogle af de i vedligeholdelsesplanen beskrevne renoveringsopgaver er udført, så den hele tiden afspejler ejerforeningens faktiske tilstand og aktuelle vedligeholdelsesbehov, så foreningen har sikret de økonomiske midler til disse arbejder.
Tilstandsvurderingen/-rapporten danner grundlaget for udarbejdelsen af en samlet vedligeholdelsesplan for ejendommens vedligeholdelse. Vedligeholdelsesplanen bør selvsagt indeholde de afhjælpende vedligeholdelsesarbejder, men er ellers først og fremmest en plan over, hvorledes og hvornår man skønner, at den løbende nødvendige og ønskelige vedligeholdelse mest hensigtsmæssigt kan udføres. Derved undgår man, at tidspunktet for og udførelsen af de enkelte vedligeholdelsesarbejder får karakter af tilfældigheder og uopsættelige reparationer. Omvendt sikrer man dels om muligt at udjævne omkostningerne til vedligeholdelse over en årrække, og dels at opnå de økonomiske fordele ved en koordineret indsats, således at man fx derved imødegår, at man kort tid efter, at der har været opsat stillads for at reparere eller udskifte taget, på ny skal opsætte stillads for at reparere vinduer og sålbænke eller facade.
Tilstandsvurderingen kan med fordel udarbejdes i en dialog mellem ejerforeningens bestyrelse, vicevært/varmemester/ejendomsfunktionær og den tekniske rådgiver, idet ejerforeningen selvsagt bør have indflydelse på den valgte prioritering af opgaverne, og om man, ejendommens forhold taget i betragtning, ønsker, at vedligeholdelsesplanen skal være udtryk for en blot forebyggende vedligeholdelse eller udtryk for en oprettende vedligeholdelse af ejendommen.
Planen bør mindst strække sig over 10 år og gerne 20 år og indeholde en beskrivelse af de arbejder, der foreslås udført i de enkelte år, herunder om arbejderne i teknisk og økonomisk henseende kan fordeles over en årrække eller bør udføres samlet som et større vedligeholdelsesarbejde, og i alle tilfælde med et overslag over de forbundne omkostninger.
Der vil normalt ikke på dette stadie være behov for detaljerede overvejelser og undersøgelser vedrørende finansiering af byggearbejderne, men man bør dog gøre sig klart, om byggearbejderne kan forventes afholdt indenfor ejerforeningens ordinære budget, evt. mod en forhøjelse af fællesbidragene, eller der må forventes at være behov for en opsparing, henholdsvis lånoptagelse i forbindelse med gennemførelse af de oprettende vedligeholdelsesarbejder.
Vedligeholdelsesplanen må opfattes som bestyrelsens hensigtserklæring og må som sådan forelægges generalforsamlingen til godkendelse, således at såvel medlemmerne som bestyrelsen har klarhed over, hvilke vedligeholdelsesarbejder der forventes udført, i hvilken takt og rækkefølge og i hvilket omkostningsniveau, og således at bestyrelsens budgetforslag m.v. kan indrettes herpå.
En vedtaget vedligeholdelsesplan er bindende for bestyrelsen i den forstand, at bestyrelsen må arbejde på og tage de nødvendige initiativer med henblik på opfyldelse af planen, og således at man ikke uden en ny generalforsamlingsvedtagelse radikalt kan lave om på planen og rækkefølgen, uden at der foreligger saglige og tvingende grunde hertil. Planen er omvendt normalt ikke en bemyndigelse til bestyrelsen til uden videre at iværksætte oprettende vedligeholdelsesarbejder og beslutte finansieringen, men kun en bemyndigelse til at udføre de forebyggende vedligeholdelsesarbejder, der indenfor det enkelte år kan afholdes indenfor det generalforsamlingsgodkendte budget for det pågældende år.
Også vedligeholdelsesplanen bør justeres løbende, så den følger ejendommens faktiske tilstand.