Definition
Oprettende vedligeholdelsesarbejde er en planlagt indsats, som medfører et væsentligt kvalitetsløft af ejendommen - op til det niveau den tidligere var på - og ofte forårsaget af tidligere tiders forsømmelser af økonomisk og/eller indsatsmæssig art. Eksempler på oprettende vedligeholdelse er udskiftning af tag og vinduer.
Planlægning af oprettende vedligeholdelsesarbejder
Oprettende vedligeholdelsesarbejder kan ikke igangsættes af bestyrelsen uden en generalforsamlingsgodkendelse, men skal forelægges generalforsamlingen og i langt de fleste tilfælde vedtages med simpel stemmeflerhed, uanset at der kan være tale om et betydeligt økonomisk beløb og eventuelt optagelse af et fælleslån.
Bestyrelsens forslag
For at sikre en fyldestgørende fremlægning på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling skal bestyrelsens forslag bestå af en teknisk, økonomisk og juridisk del:
- en byggeteknisk beskrivelse af det oprettende vedligeholdelsesarbejde og nødvendigheden heraf, evt. tegninger, der anskueliggør projektet,
- en finansieringsplan, der beskriver den for medlemmerne optimale finansiering, hvori indgår den mulige egenfinansiering af ejerforeningens likvide midler, hvilket også er relevant i perioder med negativ rente, og da ejerforeningen som udgangspunkt ikke skal opspare nogen formue, men blot sikre sig, at have den fornødne likviditet til at drifte ejerforeningen og
- en juridisk vurdering af, hvorvidt forslaget gyldigt kan vedtages med simpelt flertal, hvilket er hovedreglen for nødvendige, oprettende vedligeholdelsesarbejder, kun undtagelsesvist kræves kvalificeret flertal.
Bestyrelsens mandat
Bestyrelsen skal på generalforsamlingen fremlægge et beslutningsforslag, som ejerforeningen skal stemme om. Beslutningsforslaget skal give bestyrelsen et mandat til:
- at kunne indgå en rådgiveraftale, projekteringsleder- og/eller byggerådgiveraftale (ABR18), hvis dette vurderes at være nødvendigt,
- at kunne indgå en byggesagsadministrationsaftale med en byggesagsadministrator, oftest med ejerforeningens ejendomsadministrator eller en ekstern part fx en advokat, til varetagelse af renoveringsprojektets administrative, økonomiske og juridiske opgaver, herunder optagelse af fælleslån, kontrol med projektets løbende økonomi, udarbejdelse af byggerådgiver- og entrepriseaftale, opstille renoveringsprojektets samlede økonomiske plan mv.
- at kunne acceptere tilbud fra håndværkere og/eller entreprenører på ejerforeningens vegne, når entreprisesummen kan holdes inden for det af generalforsamlingen godkendt beløb, der også skal indeholde beløb til:
- uforudsigelige omkostninger, normalt 10 %,
- teknikeromkostninger, normalt mellem 7,5-12,5 %,
- byggesagsadministrationsomkostninger, normalt mellem 1,5-2,0 %,
- finansieringsomkostninger mv.
- at kunne finansiere renoveringsprojektet med:
- de til rådighed stående midler i ejerforeningen, opsparing og/eller grundfond som første prioritet, herefter:
- kontante indskud fra ejerne og/eller
- optagelse af fælleslån.
Overstiger de faktiske omkostninger det af generalforsamlingen godkendte beløb i nogen grad, er bestyrelsen pligtig at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling og redegøre for budgetoverskridelsen og få generalforsamlingens godkendelse til et fornyet projektbudget.
