Hvad er en tegningsregel ikke?
Inden for ejerforeninger har det desværre vist sig, at regnskabskyndige med støtte fra revisorer fortolker tegningsregler som regler for, hvem der skal underskrive regninger for at disse med rette kan betales af ejerforeningen. Fortolkningen er forfejlet. En tegningsregel er hverken mere eller mindre end det, der er anført nedenfor.
Hvis en generalforsamling i en ejerforening beslutter, at bestyrelsesmedlem Jensen kan købe en havebænk til ejerforeningen til kr. 1.000, så kan den faktura på havebænken godkendes af Jensen og sendes til betaling hos ejerforeningens ejendomsadministrator, uden at andre bestyrelsesmedlemmer også skal godkende den, fordi der foreligger en generalforsamlingsbeslutning, der er nedfældet i et generalforsamlingsreferat som ejendomsadministrator vil støtte beslutningen på. Bestyrelsen vil ikke kunne modsætte sig udbetalingen eller andre beslutninger, der er truffet af generalforsamlingen.
Tilsvarende kan medlem Hansen godkende betaling af en faktura på en ny dørmåtte, hvis bestyrelsen på et bestyrelsesmøde har truffet beslutning om, at Hansen skulle sørge for, at en ny dørmåtte blev indkøbt. Denne faktura behøver ikke godkendelse fra noget bestyrelsesmedlem.
Det er en god idé, at alle fakturaer er tilgængelige for alle bestyrelsesmedlemmer, så beskyldninger om snyd, frås og lignende kan undgås. Det er derimod ikke en god idé, at indføre rigide og bureaukratiske regler for, hvornår fakturaer kan betales eller hvordan de skal godkendes. Det vil kun betyde, at fakturaer i mange tilfælde betales for sent og måske påføre ejerforeningen renter, rykkergebyrer, inkassogebyrer og lign., som i givet fald vil kunne kræves godtgjort af den eller de bestyrelsesmedlemmer, der har forsinket den rettidige betaling.
Åbenhed om fakturaer, der betales af ejerforeningen, vil i sig selv virke som en sikkerhed for, at fakturaer ikke med urette betales af ejerforeningen. Og skulle det ske, vil der ofte være tale om en fejl, som kan rettes, uden at der behøver at blive ballade i den anledning.
Fastsætter man derimod rigide og bureaukratiske regler, som f.eks. at fakturaer skal være godkendt af formanden og næstformanden og/eller 1-2 bestyrelsesmedlemmer, før de må betales, vil det ofte medføre, at flere fejl overses af ejendomsadministrator og revisor, der håndterer og gennemgår bilag, fordi de mange underskrifter i sig selv taler for, at det var korrekt, at fakturaen er blevet betalt af ejerforeningen. Det behøver imidlertid slet ikke at være tilfældet.
Bestyrelsen bør aftale med ejendomsadministrator, at administrator kan foretage de fleste ordinære betalinger, der følger af det på foreningens generalforsamling godkendte budget, fx ejendomsskat, forsikringer, som udspringer af kontrakter med forsyningsselskaber (el, vand, varme), eller følger af faste aftaler som fx.:
Abonnementeslignende forhold som fx:
- mobiltelefonregninger til viceværten, bestyrelsesformanden,
- snerydnings- og glatførebekæmpelse på flatrate basis, det vil sige samme beløb hver måned hele året,
- overvågning af varmecentraler,
Ejendomsadministrators selvstændige betaling, det vil sige uden bestyrelsens godkendelse, af ovenfor nævnte, skal selvsagt kun ske, når de betalte beløb er identiske med tidligere betalinger eller har en normal prisstigning på 1-3 %, og må ikke ske, hvis der er tale om væsentlige afvigelser i forhold til tidligere betalinger. Der er ingen grund til at ulejlige bestyrelsen med unødig administration, da det er vigtigt, at bestyrelsen kan fokusere på forhold, der har større betydning. Endvidere undgår man potentielle problemer med, at enkelte bestyrelsesmedlemmer ikke vil godkende udgifter, der er godkendt af generalforsamlingen og så har ejendomsadministrator en udfordring.
Kun den mindre gode ejendomsadministrator og revisor kræver godkendelser på fakturaer efter ejerforeningens tegningsregel eller anden aftale med bestyrelsen. Ejendomsadministrator og ejerforeningens revisor har - uanset antallet af godkendelser/underskrifter - et selvstændigt ansvar for at kontrollere, at fakturaer kun betales, hvis dette er korrekt i henhold til ejerlejlighedsrettens legalitetsprincip.